Đổi mới tổ chức bắt đầu từ những thói quen nhỏ

Doanh nghiệp muốn phát triển bắt buộc phải đổi mới để thích ứng với những biến động không ngừng của thị trường. Để đổi mới, cần xây dựng văn hoá mới bắt nguồn chính những thói quen nhỏ hàng ngày trong doanh nghiệp. Đâu là những rào cản vô hình bị ẩn trong quá trình đổi mới – thích ứng của doanh nghiệp? Bài toán này đã được các doanh nghiệp lớn trên thế giới tại Việt Nam giải quyết thực tế ra sao? Sự kiện “Đổi mới để phát triển tổ chức” do NEWING phối hợp với INSEAD và Arcadia Consulting – với sự tham gia lần đầu tiên của các diễn giả tại Việt Nam và top lãnh đạo của các doanh nghiệp Việt đã đem lại câu trả lời dành cho người tham dự.

4 phương thức giúp nhà lãnh đạo thay đổi

Theo giáo sư Quy Huy – Nguyên Chủ nhiệm Khoa Chiến Lược tại học viện kinh doanh INSEAD,  người được xếp hạng trong top 2% các nhà khoa học được trích dẫn nhiều nhất trong lĩnh vực Kinh doanh và Quản trị trên thế giới – có bốn phương thức thay đổi chính yếu mà các nhà lãnh đạo có thể áp dụng, đó là: Ra lệnh, Xã hội hoá, Thiết kế, và Giảng dạy. Nhà lãnh đạo có thể tạo ra thay đổi nhanh chóng nếu biết cách chọn trình tự và tốc độ khi áp dụng các cách tiếp cận khác nhau.

Thông qua câu chuyện ông Carlos Ghosn – vị CEO nước ngoài đầu tiên và duy nhất tiếp quản Nissan và kéo Nissan khỏi bờ vực phá sản trong những năm 90s, giáo sư Quy Huy đã rút ra những bài học thú vị trong việc áp dụng các phương thức thay đổi. Khi mới bắt đầu tiếp quản, Carlos áp dụng phương thức “xã hội hoá” thông qua việc thăm hỏi các nhân viên, đại lý, khách hàng của Nissan và trấn an mọi người rằng Nissan vẫn sẽ là một doanh nghiệp mang tinh thần Nhật dù được điều hành bởi một CEO ngoại quốc. Sau đó, Carlos áp dụng phương thức “ra lệnh” nhằm thay đổi văn hoá thông qua việc sa thải các nhà quản lý kém hiệu quả và thay đổi tiêu chí thăng tiến sự nghiệp như không phân biệt độ tuổi, giới tính, hay quốc tịch. Tiếp theo, phương thức “giảng dạy” được áp dụng thông qua việc khuyến khích những tranh luận cởi mở và bất đồng hay từ chối những đề xuất an toàn và thiếu tham vọng từ nhóm quản lý. Cuối cùng, ông ứng dụng phương thức “thiết kế” nhằm tối ưu quy trình R&D, chuyển mô hình kinh doanh sang hoạt động toàn cầu và ra mắt tới nhiều mẫu sản phẩm mới, giúp Nissan dần dần hồi phục. Qua đó, có thể thấy các phương thức được áp dụng linh hoạt và được điều chỉnh tốc độ, trình tự sao cho phù hợp với bối cảnh, văn hoá của từng tổ chức.

Nếu thấy bốn phương thức là quá nhiều, CEO đừng quên rằng các bạn không đơn độc. Ngay cả khi tài năng của các bạn cho phép, việc thực hiện cả bốn phương thức trên một mình cũng sẽ khiến bạn kiệt quệ. Vì vậy, hãy coi mình như một phần của đội ngũ quản lý cấp cao và huy động những người có khả năng bù trừ điểm yếu của mình để đổi mới tổ chức hiệu quả

Giáo sư Quy Huy

Tạo môi trường mới cho những thói quen mới

Con người là loài có khả năng thích nghi cao nhất, nhưng khi tập hợp lại với nhau thành một tổ chức thì lại khó để thay đổi hành vi nhất

Ông Matt Lyon, Global Partner/Head of Consulting công ty tư vấn Arcadia.

Một trong những điều khiến cho nhân viên e sợ khi thay đổi chính là mắc lỗi. Điều này cũng đặt thách thức giám sát trên đôi vai đội ngũ quản lý để liên tục đốc thúc, giúp tổ chức làm theo cách mới.

Để giúp người tham dự dễ hình dung hơn, ông Matt tiến hành một trò chơi nhỏ ngay tại sự kiện. Ông yêu cầu mỗi cặp người chơi hãy cùng quan sát người đối diện thật kỹ, sau đó quay lưng lại nhau và thử thay đổi 5 điểm trên cơ thể của mình để người kia đoán xem mình đã thay đổi gì. Hầu hết khán phòng đều có phản ứng khá bị động trước thách thức và đưa ra những lý do như: “tôi không có gì để thay đổi” hoặc “tôi ngại thay đổi khiến cho bản thân trông… kỳ cục.” 

“Con người thường gắn việc thay đổi với những suy nghĩ tiêu cực” – ông Matt Lyon đưa ra kết luận. Vì vậy, để cả một tổ chức thay đổi đòi hỏi một môi trường thật sự cởi mở, tạo điều kiện cho những sai lầm, và những thói quen mới trong tổ chức cần được lặp lại rất nhiều lần để có thể thực sự tạo thành văn hoá.

Cùng chia sẻ với ông Matt, bà Tô Hồng Trang – Đồng sáng lập, Phó Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Thế Giới Số (DIGIWORLD), thành viên HĐQT tổ chức Endeavor Việt Nam cũng đưa ra ví dụ tại chính DIGIWORLD khi đội ngũ lãnh đạo mong muốn nâng cao trình độ tiếng Anh cho toàn bộ nhân viên công ty. Bà Trang dẫn chứng rằng nếu muốn công ty giỏi tiếng Anh, nhưng nội bộ vẫn giao tiếp tiếng Việt thì rất khó. Thay vào đó, DIGIWORLD tạo một môi trường mới nơi mọi người cùng nhau giao tiếp bằng tiếng Anh, email bằng tiếng Anh,… để thực sự đưa văn hoá giao tiếng tiếng Anh vào tổ chức. 

Nếu muốn tạo thói quen mới mà môi trường cũ thì rất khó thay đổi. Cần tạo môi trường mới cho những thói quen mới

Bà Tô Hồng Trang – Đồng sáng lập, Phó Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Thế Giới Số (DIGIWORLD), thành viên HĐQT tổ chức Endeavor Việt Nam

Sai lầm chung trong đổi mới là đặt quá nhiều ưu tiên cùng lúc

Đặt ra quá nhiều ưu tiên thay đổi cùng một thời điểm dễ khiến đội ngũ kiệt sức khi thực hiện.

Bà Lê Huỳnh Phương Thục, Tổng Giám đốc Công ty Guardian Việt Nam

Một trong những sai lầm phổ biến mà các lãnh đạo mắc phải là muốn thay đổi quá nhiều thứ trong cùng một thời điểm. Điều này dễ khiến đội ngũ cảm thấy kiệt sức và gặp phải nhiều vướng mắc. Đồng thời, bản thân đội ngũ lãnh đạo cũng dễ rơi vào trạng thái thiếu đồng cảm với đội ngũ khi tốc độ thay đổi chưa như ý muốn. Đây là câu chuyện đã xảy ra tại Guardian Việt Nam được bà Lê Huỳnh Phương Thục, Tổng Giám đốc Công ty Guardian Việt Nam chia sẻ.

Còn tại DIGIWORLD, bà Tô Hồng Trang rút ra kinh nghiệm nếu muốn thay đổi, hãy ưu tiên thực hiện một mục tiêu duy nhất và áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Nếu thay đổi đó thất bại, hãy thất bại thật nhanh để chuyển qua mục tiêu tiếp theo. Bà Trang cũng chia sẻ mấu chốt để thay đổi gồm ba bước: (1) Truyền thông, giải thích rõ vì sao cần thay đổi, (2) Kiên nhẫn, lắng nghe trong việc tạo thói quen mới, và (3) Tạo môi trường mới cho thói quen mới. Thực hiện cả ba điều này, tổ chức sẽ thay đổi dễ dàng và hiệu quả hơn.

Không được để thói quen xấu tồn tại trong tổ chức. Nếu có thói quen xấu thì cần loại bỏ nhanh chóng. Đó là cách để xây dựng văn hoá đúng cho doanh nghiệp.

Ông Brook Taylor – CEO – Asset Management Quỹ đầu tư VinaCapital

—