Đến với Business Insights, khách mời Quyên Hoàng, chuyên gia trong lĩnh vực Pháp lý và Đàm phán Thương mại, Co/Founder của LNT & Partners, đã có những chia sẻ giá trị về hòa giải thương mại, giúp doanh SMEs lên kịch bản cụ thể cho những cuộc đàm phán trong giao thương.

Vai trò của hòa giải thương mại trong kinh doanh hiện đại

Khi nhắc đến vai trò của hòa giải thương mại, chị Quyên chia sẻ: “Hòa giải thương mại là một khái niệm nghe có vẻ học thuật nhưng lại rất gần gũi với doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh các công ty đều muốn “bắt tay” lâu dài với nhiều đối tác”. 

Với chị Quyên, hòa giải thương mại đơn giản là một cách để các bên ngồi lại với nhau, có sự hỗ trợ của một người trung gian, người này không phải thẩm phán, không phải trọng tài, mà giống như một “huấn luyện viên” giúp hai bên cùng tìm ra hướng giải quyết sao cho “êm đẹp nhất có thể”. Nó không ép buộc, không phán xử, mà đặt sự tự nguyện và linh hoạt lên hàng đầu.

Điều đáng nói là, cơ chế này không chỉ hiệu quả về mặt tinh thần mà còn rất “kinh tế” về mặt tài chính. Một ví dụ chị nhắc đến là trường hợp của tập đoàn Chevron, nếu phải đưa vụ tranh chấp ra tòa, họ tốn đến 2,5 triệu đô la và theo đuổi 2-3 năm. Còn với hòa giải thương mại, tập đoàn này chỉ mất khoảng 25.000 đô và giải quyết trong thời gian rất ngắn. Cùng một vấn đề, nhưng cách tiếp cận khác nhau tạo ra sự chênh lệch khổng lồ về chi phí và thời gian.

Không dừng lại ở những khoản tiền cụ thể như chi phí luật sư, án phí, hay lệ phí trọng tài, chị còn nhấn mạnh đến một thứ “chi phí” vô hình nhưng rất đắt đỏ, đó là chi phí cơ hội. Bởi một khi doanh nghiệp bị cuốn vào vòng xoáy tranh chấp, thời gian và năng lượng không còn để tập trung cho chiến lược kinh doanh, không còn tinh thần để phát triển hay mở rộng thị trường. Lúc đó, mất mát không chỉ là tiền, mà còn là sự chậm nhịp với thị trường, là cơ hội vụt qua mà không thể níu lại.

Hòa giải thương mại không chỉ là một cách giải quyết tranh chấp, nó là cách để doanh nghiệp giữ mình tỉnh táo giữa những va chạm, để không đánh mất thời gian, tiền bạc và cả sự tập trung quý giá trong hành trình kinh doanh.

Thạc sỹ Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên – Co/Founder LNT & Partners

Ba lỗ hổng hợp đồng khiến doanh nghiệp rơi vào tranh chấp

Nhìn lại năm tháng đồng hành cùng doanh nghiệp trong những cuộc đàm phán, chị Quyên đúc kết: “Nhiều tranh chấp phát sinh không phải vì bên nào cố tình chơi xấu, mà vì hợp đồng ban đầu quá mơ hồ”. Trong đó, ba nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp rơi vào tranh chấp đó là:

1. Hợp đồng thiếu minh bạch

Nhiều doanh nghiệp, nhất là khi đôi bên đang hợp tác trong giai đoạn “mật ngọt”, thường ngại đặt ra những kịch bản rủi ro kiểu như “nếu sau này anh không giao hàng thì sao” hay “nếu em thanh toán trễ thì thế nào”. Chị ví dụ: giống như đang yêu nhau, không ai muốn nhắc chuyện chia tay. Nhưng thực tế là chỉ một, hai năm sau, khi mối quan hệ không còn suôn sẻ, lúc cần lật lại hợp đồng để xử lý thì mọi thứ đều mù mờ. Hợp đồng thì dài, nhưng lại không đề cập đến những tình huống quan trọng như thời hạn thanh toán cụ thể là bao lâu: 3 ngày? 7 ngày? Hay 3 tháng? Không ai biết chắc, vì không ai ghi rõ.

Theo chị Quyên, một trong những cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả là có một chuyên gia soạn thảo hợp đồng đồng hành ngay từ đầu, không nhất thiết phải là luật sư, mà chỉ cần là người có kinh nghiệm, đủ tinh tế để đặt ra những tình huống thực tế mà doanh nghiệp ít khi nghĩ tới.

Khi ngồi xuống đàm phán, hãy luôn luôn bắt đầu bằng tình huống xấu nhất. Vì khi đã lường trước được điều tệ nhất, thì thực tế, nếu mọi thứ suôn sẻ hơn, lại trở nên dễ chịu hơn rất nhiều.

Thạc sỹ Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên – Co/Founder LNT & Partners

2. Khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa

Có rất nhiều trường hợp hợp đồng song ngữ với tiếng Anh và tiếng Việt, nhưng hai bản lại diễn đạt khác nhau. Và rồi mỗi bên thì chỉ đọc và hiểu theo phiên bản ngôn ngữ của mình. Một bên chắc chắn rằng bản tiếng Anh đúng, bên kia thì chỉ tin vào bản tiếng Việt. Dù trong hợp đồng có ghi rõ “trường hợp có mâu thuẫn sẽ ưu tiên một ngôn ngữ cụ thể”, nhưng trong thực tế, vẫn có những bản hợp đồng ghi là “cả hai bản đều có giá trị ngang nhau”, và thế là tranh chấp diễn ra.

Đó là chưa kể đến những sự khác biệt về văn hóa và tư duy, cùng một câu chữ nhưng mỗi bên lại hiểu theo logic riêng của họ, dẫn đến khi có sự cố xảy ra thì không bên nào cảm thấy mình sai, vì “tôi đã hiểu câu đó theo cách của tôi từ đầu rồi”. Giải pháp cho vấn đề này là cả hai bên cần thống nhất chặt chẽ ngôn ngữ nào cần được ưu tiên xuyên suốt quá trình hợp tác.

3. Vi phạm hợp đồng từ một phía

Có những trường hợp doanh nghiệp đang hợp tác rất bình thường, bỗng đến một thời điểm nào đó, một bên tuyên bố không thể hoặc không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng nữa. Không báo trước, không thương lượng, chỉ đơn giản là “ngưng”, và thế là tranh chấp bắt đầu.

Có hai lý do phổ biến dẫn đến tình trạng này:

• Thứ nhất là cố ý vi phạm, tức là bên đó biết rõ nghĩa vụ của mình nhưng vẫn chọn không thực hiện, có thể vì lợi ích riêng, vì thay đổi chiến lược hoặc đơn giản là không muốn làm nữa.
  
• Thứ hai là vi phạm do hoàn cảnh bất khả kháng, ví dụ như biến động kinh tế, dịch bệnh, thay đổi pháp luật, hoặc tình hình tài chính bên đó quá khó khăn. Họ không hề muốn vi phạm, nhưng lại bị hoàn cảnh buộc phải dừng lại, dù biết điều đó sẽ dẫn đến tranh chấp.

 Tranh chấp không đến từ ác ý, nó đến từ khoảng trống giữa hai cách hiểu.

Thạc sỹ Luật sư Hoàng Nguyễn Hạ Quyên – Co/Founder LNT & Partners

Trong kinh doanh, việc lường trước rủi ro là quan trọng. Nhưng có những tình huống mà dù chuẩn bị kỹ lưỡng đến mấy, vẫn không thể kiểm soát được, bởi vì lúc đó, không còn là câu chuyện của điều khoản, mà là câu chuyện của lòng người và biến động thực tế. Vì thế, “khi ngồi xuống đàm phán, hãy luôn luôn bắt đầu bằng tình huống xấu nhất. Tưởng tượng ra cái kịch bản tệ nhất có thể xảy ra, và viết hợp đồng trong tâm thế chuẩn bị cho điều đó. Vì khi đã lường trước được điều tệ nhất, thì thực tế, nếu mọi thứ suôn sẻ hơn, lại trở nên dễ chịu hơn rất nhiều”, chị Quyên gửi gắm đến các chủ doanh nghiệp.

Hòa giải là nghệ thuật nhìn vào phần chìm của tảng băng

Sau khi đi qua các nguyên nhân tranh chấp và cách xử lý, chị Quyên Hoàng đã có những nhận định về bản chất thật sự của hòa giải thương mại. Đó không chỉ là một quy trình pháp lý, mà là một tư duy giải quyết vấn đề đầy nhân văn và tỉnh táo. Theo chị Quyên: “Hòa giải không bắt đầu từ khi hai bên không còn nhìn mặt nhau mà nên bắt đầu từ những mâu thuẫn nhỏ, từ khi mình bắt đầu cảm thấy ‘có gì đó sai sai’.”

Vì khi mâu thuẫn còn nhỏ, mình còn cơ hội để ngồi lại, để nhìn mọi thứ dưới góc nhìn win-win, thay vì lao vào tranh chấp theo kiểu “bên nào thắng, bên nào thua”. Và nguyên tắc cốt lõi của hòa giải chính là tìm ra sự cân bằng.

Chị Quyên giải thích thêm, từ gốc tiếng Latinh “mediato” – nghĩa là ở giữa, là điểm trung hòa, hòa giải (mediation) mang trong mình cùng một tinh thần với thiền định (meditation): bình tĩnh, chậm lại, và quan sát kỹ lưỡng, không chỉ cái đang diễn ra trên bề mặt, mà còn nhìn sâu vào bên trong vấn đề.

Tóm lại, trong tranh chấp, những gì ta thấy chính là hợp đồng, điều khoản, email, tài liệu. Nhưng tất cả chỉ là phần nổi của tảng băng. Hòa giải là nơi người trung gian giúp các bên cùng nhìn vào phần chìm: những kỳ vọng chưa nói ra, những tổn thương, hiểu nhầm, lo lắng hay thậm chí là định kiến ngầm. Và chính ở phần chìm đó, giải pháp thật sự mới được tìm thấy.

Để tìm hiểu sâu hơn về vị thế của doanh nghiệp SMEs trong hòa giải thương mại, mời các bạn lắng nghe tập 52 của series Business Insights tại đây.