Vấn đề chính là chuyển đổi theo cách nào để tránh tốn tiền, mất thời gian và không đạt kết quả. Và dưới đây 1 trong 3 hướng đi chắc chắn sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

3 con đường phổ biến mà nhiều doanh nghiệp hay chọn cho mình

1. Tự xây (In-house/Build)

Tức là doanh nghiệp tự tuyển và xây dựng đội ngũ IT nội bộ, tự phát triển hệ thống từ đầu.

• Sản phẩm tự xây: Doanh nghiệp có thể làm chủ tuyệt đối. Hệ thống được thiết kế sát theo đúng nghiệp vụ và mô hình kinh doanh, không phải “nương” theo logic của bên thứ ba như các bên cung cấp phần mềm đại trà hiện nay: ERP, Saas,…
• Nhân sự tự xây: Để làm được điều trên, doanh nghiệp buộc phải tự tuyển dụng, đào tạo và duy trì một bộ máy IT/Dev đủ lớn. 

Thực tế: Tuyển được một đội kỹ thuật giỏi đã khó, giữ họ lại càng khó hơn. Và chi phí nhân sự đôi khi không hề rẻ và có thể chưa phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp thời điểm cần. Giải pháp này mang lại sự chủ động tuyệt đối nhưng lại đi kèm rủi ro chi phí cố định cực kỳ cao.

Hướng đi này phù hợp khi: Doanh nghiệp đã đủ quy mô, có đủ nguồn lực tài chính dài hạn và sản phẩm/quy trình thực sự mang tính độc quyền cao đến mức khó tìm được giải pháp thay thế trên thị trường.

2. Thuê ngoài, mua giải pháp có sẵn (SaaS / ERP / Cloud / CRM/…)

Sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn như SaaS, ERP, CRM, Cloud,… từ các bên cung cấp vốn đã phổ biến trên thị trường.

• Thuê ngoài (IT Outsourcing): Đây là hướng đi doanh nghiệp thuê một công ty công nghệ bên ngoài thiết kế, lập trình và xây dựng một phần mềm riêng (Custom Software) theo đúng yêu cầu (brief) đặc thù của mình. Ưu điểm là sản phẩm được “may đo” chính xác theo quy trình vận hành riêng, giúp doanh nghiệp giữ vững lợi thế cạnh tranh độc quyền. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp thường được bàn giao và toàn quyền sở hữu mã nguồn (Source Code) của hệ thống. Không cần build team tech nội bộ thật lớn để vận hành.

Thực tế: Chi phí đầu tư ban đầu rất lớn và thời gian triển khai dài. Rủi ro lớn nhất của giải pháp này nằm ở điểm chạm “bàn giao và rời đi”. Khi dự án kết thúc, đối tác bàn giao dự án, doanh nghiệp chỉ còn lại 1-2 nhân sự IT nội bộ để quản lý toàn bộ hệ thống. Về lâu dài để tối ưu, sửa lỗi kiến trúc hoặc uốn nắn phần mềm khi quy trình kinh doanh thay đổi thì nhân sự nội bộ đa phần cần thêm hỗ trợ từ bên ngoài. Hệ thống rất cần bảo dưỡng, cập nhật sau thời gian dài vận hành.

• Mua/thuê các giải pháp có sẵn trên thị trường: Đây là hướng đi doanh nghiệp mua quyền sử dụng các nền tảng công nghệ đã được chuẩn hóa và xây dựng sẵn cho số đông trên thị trường (như phần mềm kế toán, CRM, hệ thống quản lý nhân sự). Triển khai cực kỳ nhanh, chi phí đầu tư ban đầu rất thấp. Doanh nghiệp không cần bận tâm đến việc bảo trì, sửa lỗi hệ thống vì toàn bộ hạ tầng đã có các nhà cung cấp lớn lo liệu và cập nhật tính năng mới liên tục. 

Thực tế: Các giải pháp có sẵn được xây để phục vụ số đông, không phải phục vụ riêng cho mô hình kinh doanh của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn có những yêu cầu đặc thù cho quy trình, cách bán hàng, quản lý,…. bạn sẽ thấy mình phải cố uốn quy trình kinh doanh để đi theo logic của các phần mềm này thay vì ngược lại các phần mềm phải đáp ứng theo mọi nhu cầu của Doanh nghiệp. Và khi quy mô mở rộng, chi phí thuê bao tăng theo. Lúc muốn “dứt ra” cũng khó vì toàn bộ dữ liệu đã nằm trong hệ thống của các bên cung cấp giải pháp có sẵn.

Thêm một điểm nữa: khi bạn dùng nhiều công cụ SaaS khác nhau nhưng chúng không “tích hợp” được với nhau. Theo các báo cáo hiệu suất năm 2025, chi phí “ma sát số” này có thể ngốn đến 22% năng suất của doanh nghiệp một con số không nhỏ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Hướng đi này phù hợp khi: Chuẩn hóa các nghiệp vụ chung như kế toán, nhân sự, quản lý email. Đây là những việc thị trường đã làm rất tốt và giá thành tương đối rẻ, doanh nghiệp không cần tự xây lại từ đầu.

3. Đối tác số toàn diện (Kết hợp giữa vai trò nội bộ lẫn đối tác)

Đây là hướng đi mà cá nhân Orthian gọi là “chọn người hoa tiêu.” Bạn giữ lại những nhân sự IT hiểu nghiệp vụ sâu nhất để họ quản lý các dự án số hóa, kết hợp với một đối tác để cùng xây dựng và vận hành hệ thống theo lộ trình dài hạn.

Điều làm mô hình này khác biệt: Đối tác không chỉ bàn giao code rồi kết thúc dự án. Họ đồng hành để doanh nghiệp của bạn thực sự làm chủ được hệ thống, giải pháp. Bạn tận dụng được hạ tầng, kinh nghiệm và năng lực kỹ thuật có sẵn của đối tác, nhưng vẫn đảm bảo tính tùy biến theo tính “đặc thù” của mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Cân bằng giữa tốc độ triển khai, chi phí và khả năng tùy chỉnh vì nhiều đối tác số hiện nay có chính sách giá rất linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp SME ở nhiều thời điểm trong năm.
• Linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển, không cần đầu tư “all-in” ngay từ đầu
• Chi phí dài hạn tối ưu hơn so với phương án tự xây team nội bộ hoặc mua/thuê các bên thứ 3 cung cấp giải pháp sẵn có.

Cần lưu ý: Mô hình này phụ thuộc nhiều vào chất lượng của đối tác bạn chọn. Nếu đối tác chỉ quan tâm đến việc bàn giao tính năng thay vì cam kết trên kết quả kinh doanh thực tế, bạn vẫn sẽ gặp rủi ro sau khi dự án “hoàn thành.”

Về chi phí ẩn và rủi ro (phần mà hầu hết quyết định bỏ qua)

Nhiều lãnh đạo chỉ nhìn vào “phần nổi” là giá mua phần mềm, và quên mất 2 khoản chi phí ẩn lớn khi ra quyết định số hóa Doanh nghiệp của mình:

• Chi phí ma sát số: Các công cụ không tương thích buộc nhân viên phải làm “thủ công”, làm chậm toàn bộ bộ máy vận hành.
• Rủi ro phụ thuộc: Dữ liệu của bạn bị giữ trong hệ thống của nhà cung cấp. Khi muốn chuyển sang giải pháp khác như: thuê nhà cung cấp dịch vụ khác, đổi đối tác thì chi phí và sự gián đoạn sẽ là rào cản lớn.

Góc nhìn cho chủ Doanh nghiệp: Hãy bỏ qua xu hướng mà chọn giải pháp theo mục tiêu

Không có giải pháp nào là “tốt nhất tuyệt đối.” Chỉ có giải pháp phù hợp nhất với giai đoạn và mục tiêu của bạn.

• Nếu mục tiêu là chuẩn hóa nghiệp vụ cơ bản (kế toán, nhân sự, email marketing): Hãy chọn các bên cung cấp giải pháp sẵn có (ERP, SaaS, CRM) uy tín. Đừng tốn công tự xây những thứ thị trường đã làm rất tốt.
• Nếu mục tiêu là xây dựng lợi thế cạnh tranh, chuyển đổi toàn diện và bền vững: Khi bài toán liên quan trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng khác biệt hoặc quy trình vận hành độc bản, anh chị cần một giải pháp “may đo”. Lúc này, lựa chọn thuê một đối tác IT bên ngoài (IT Outsourcing) là cần thiết, nhưng cách tối ưu chi phí và bền vững nhất chính là có được một Digital Partner (Đối tác số).

Lưu ý: Hãy chọn đúng đối tác cho mình và doanh nghiệp của mình, một đối tác cần sẵn sàng chia sẻ rủi ro, cam kết trên kết quả kinh doanh thực tế, và đủ kiên nhẫn để đi cùng bạn qua nhiều giai đoạn, cột mốc của doanh nghiệp.

Bằng một quan sát đơn giản, Orthian muốn nhấn mạnh rằng: “Chuyển đổi số thành công không phải là mua được công cụ đắt tiền nhất. Mà là tìm được cách tiếp cận giúp doanh nghiệp của bạn chạy trơn tru hơn, nhân viên “đỡ cực” hơn, và bạn với tư cách là người lãnh đạo bớt stress hơn.”

Điều đó đòi hỏi sự sáng suốt trong việc nhận ra mình cần gì, và dũng khí để thừa nhận mình không thể làm tất cả một mình.

“Bạn đang tìm kiếm một người bán công cụ 

hay một người đồng hành số sẵn sàng cùng mình vượt qua những giai đoạn tăng trưởng khó khăn nhất?”

Nếu bạn đang nghĩ đến câu trả lời thứ hai, hãy để Orthian được trò chuyện cùng bạn.

Đọc thêm về chuỗi bài Chuyển đổi số thực chiến cùng Vietsuccess × Orthian tại đây