Trong chương trình Business Insights mùa 2, chị Vanessa Phan – Chuyên gia cố vấn tại Công ty tư vấn công nghệ và dữ liệu ANATICS – đã mang đến một bức tranh toàn cảnh và sâu sắc về những thay đổi lớn trong quản lý tài chính, cơ hội và thách thức khi áp dụng số hóa, những sai lầm SMEs thường mắc phải, cũng như cách tận dụng các giải pháp của ngân hàng, AI và dữ liệu lớn để tối ưu quản trị tài chính.

Áp lực từ chính sách là động lực thúc đẩy chuyển đổi số

Trong 5-10 năm gần đây, thương mại và hợp tác quốc tế giữa Việt Nam và các nước gia tăng mạnh mẽ, đòi hỏi doanh nghiệp Việt phải nâng cao năng lực để đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế và cạnh tranh toàn cầu. Thị trường ngày càng “cung nhiều hơn cầu” khiến việc kinh doanh không còn dễ dàng như trước. Điều này buộc các SME phải tối ưu hóa, nhanh chóng, hiệu quả và chăm sóc khách hàng tốt hơn để cạnh tranh. 

Khách mời Vanessa Phan – Chuyên gia tư vấn chiến lược chuyển đổi số

Hơn nữa, chính phủ thắt chặt quản lý kinh doanh và thuế trong 1-2 năm gần đây, nổi bật là việc đồng bộ mã số thuế với căn cước công dân và kiểm soát thu chi bài bản. Đây được xem là áp lực với các doanh nghiệp kinh doanh chưa có quy mô bài bản nhưng lại là động lực mạnh mẽ để các doanh nghiệp muốn phát triển minh bạch và lâu dài xây dựng một nền móng vững chắc. 

Sự thay đổi này giúp tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, bảo vệ các doanh nghiệp chân chính khỏi các hành vi lừa đảo hay “doanh nghiệp ma”. Chị Vanessa Phan nhìn nhận: “Hãy biến áp lực thành động lực, dựa vào những quy định, quy chế để giúp tư duy kinh doanh ngắn hạn thành hệ thống bài bản có thể vận hành độc lập”. 

Hãy biến áp lực thành động lực, dựa vào những quy định quy chế để biến kinh doanh ngắn hạn thành hệ thống bài bản có thể vận hành độc lập.

– Chị Vanessa Phan

Lộ trình 4 cấp độ để chuyển đổi số quản lý tài chính hiệu quả

Với vai trò là chuyên gia tư vấn chiến lược chuyển đổi số, chị Vanessa Phan đã vạch ra một lộ trình rõ ràng gồm 4 cấp độ để các SME từng bước số hóa quản lý tài chính để giúp họ xác định vị trí hiện tại và lên kế hoạch hành động:

• Cấp độ 1: Số hóa (Digitization): Chuyển đổi toàn bộ giấy tờ, chứng từ thành dữ liệu số trong hệ thống, bắt đầu từ Excel cơ bản cho đến việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên biệt. 
• Cấp độ 2: Ứng dụng số (Digital Application): Sử dụng dữ liệu đã số hóa để phân tích và đưa ra quyết định. Ở cấp độ này, doanh nghiệp cần hiểu rõ dữ liệu hiện có, làm giàu nó và yêu cầu phần mềm bổ sung thông tin thay vì vội vàng mua phần mềm mới.  
• Cấp độ 3: Làm giàu dữ liệu: Thúc đẩy phần mềm để có thêm nhiều trường thông tin, liên thông dữ liệu và thu thập thông tin sâu hơn về các giao dịch, khách hàng, hợp đồng. 
• Cấp độ 4: Tích hợp (Integration): Đây là cấp độ cao nhất, liên kết phần mềm tài chính kế toán với các phần mềm khác trong doanh nghiệp (bán hàng, nhân sự, vận chuyển, website thanh toán) để có bức tranh tài chính toàn cảnh, tự động hóa quy trình và tạo ra giá trị gia tăng vượt trội. Trong 3 tháng đầu, doanh nghiệp cần xác định mình đang ở cấp độ nào để có kế hoạch cụ thể về thời gian, nhân sự và việc ứng dụng công nghệ. 

Host Thu Bình tại chương trình Business Insights 

Giải pháp then chốt khi chuyển đổi số tài chính

Nâng cao năng lực và xây dựng tư duy chủ động là hai điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp để số hóa thành công. SMEs cần nhận diện và khắc phục các sai lầm phổ biến, đồng thời trang bị tư duy đúng đắn:

• Tránh quản lý tài chính doanh nghiệp theo kiểu cá nhân: Không tách bạch tiền công ty và tiền cá nhân dẫn đến khó khăn trong hạch toán và quản lý pháp lý. Tiền doanh nghiệp và cá nhân là hai thực thể độc lập về mặt pháp lý.
• Nâng cấp kiến thức tài chính, pháp lý: Chủ doanh nghiệp cần học kiến thức căn bản về quản lý dòng tiền, độ trễ dòng tiền để hiểu và làm việc hiệu quả với bộ phận kế toán tài chính. Đừng chỉ quan tâm “thu đủ chi ít” mà phải đảm bảo thu/chi có giấy tờ, hóa đơn hợp lệ để hoàn thành nghĩa vụ thuế.
• Vượt qua nỗi sợ “ngại thay đổi”: Đừng bám víu vào phần mềm hay công cụ cũ dù chúng không còn hiệu quả. Hãy luôn tâm niệm rằng công nghệ giúp nhân sự tăng hiệu quả, doanh thu, giảm chi phí và tăng tốc độ xử lý công việc.

Doanh nghiệp, đặc biệt ở quy mô SME, không cần “tự sáng tạo” cách làm thủ công khi công nghệ đã sẵn sàng với chi phí hợp lý. Đừng vì tiết kiệm trước mắt mà đánh đổi những mất mát lớn về sau.

– Chị Vanessa Phan

Điều quan trọng và dễ dàng nhất mà các doanh nghiệp nên làm là tận dụng công nghệ mới. Các công nghệ và phần mềm có sẵn trên thị trường đã rất phát triển, hiệu quả và có chi phí rất rẻ cho SME. 

Fintech hay các ngân hàng như VietinBank cũng tích hợp nhiều giải pháp số, API giúp tự động hóa và liên kết hệ thống. Điều kiện tiên quyết để AI và các giải pháp thông minh hoạt động hiệu quả là dữ liệu phải “sạch”, nghĩa là phải đúng, đủ, nhất quán và có giá trị. Như chị Vanessa chia sẻ: “Doanh nghiệp, đặc biệt ở quy mô SME, không cần “tự sáng tạo” cách làm thủ công khi công nghệ đã sẵn sàng với chi phí hợp lý. Đừng vì tiết kiệm trước mắt mà đánh đổi những mất mát lớn về sau”. 

Lắng nghe thêm những góc nhìn về chuyển đổi số tài chính cho SMEs trong chương trình Business Insights tại đây.

Chân thành cảm ơn Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) đã đồng hành cùng chúng tôi trong tập podcast này.