Xây dựng phòng Nhân sự bắt đầu từ đâu?

Xây dựng phòng Nhân sự là bước quan trọng trong việc thực thi chiến lược con người. Tuy nhiên một công ty chưa có bộ phận Nhân sự thì nên bắt đầu như thế nào?

Đinh Kim Nhung Nguyên là Giám đốc Nhân sự cấp cao tại VNG Group. Chị có 26 năm kinh nghiệm trong ngành và từng đảm nhận vai trò Giám đốc Khối Nguồn nhân lực tại các tập đoàn lớn như Masan Group, Philip Morris International. 

Tư duy chiến lược cho bộ phận Nhân sự

Đầu tiên, Chị Kim Nhung cho rằng: “Trong chiến lược phát triển công ty phải luôn có chiến lược Nhân sự thì mới có thể xây dựng thành công bộ phận này”. Tuy nhiên, nếu công ty đã hoạt động một thời gian mà vẫn chưa có phòng Nhân sự thì xây dựng từ bây giờ vẫn chưa muộn. Giống như câu nói: “Thời điểm tốt nhất để trồng cây là 20 năm về trước, thời điểm tốt thứ hai là ngay bây giờ”, việc xây dựng phòng Nhân sự cũng như vậy. 

Thứ hai, việc đầu tư vào nguồn nhân lực là một đầu tư lâu dài do đó, người lãnh đạo hay người chủ doanh nghiệp phải có một tầm nhìn dài hạn chứ không thể vội vã. 

Thứ ba, không giống như những phòng ban khác, hiệu quả của bộ phận Nhân sự rất khó đo lường một cách cụ thể bằng những con số mà cần một cách tiếp cận khác phù hợp hơn.

Nếu doanh nghiệp không có hệ thống lương thưởng và cấp bậc đúng thì tất cả những việc khác đều không bao giờ đúng.

Nhiệm vụ cơ bản đầu tiên của phòng Nhân sự

Trong rất nhiều nhiệm vụ và chức năng của Phòng Nhân sự, chị Kim Nhung cho rằng xây dựng khung lương thưởng và cấp bậc chính là nhiệm vụ đầu tiên cần tập trung. Ở góc nhìn của chị Kim Nhung: “Nếu doanh nghiệp không có hệ thống lương thưởng và cấp bậc đúng thì tất cả những việc khác đều không bao giờ đúng”. Nguyên nhân là vì khi ta không đặt nhân viên vào đúng vị trí và trả lương tương xứng với năng lực của họ thì công ty sẽ chẳng thể vận hành hiệu quả. Xu hướng hiện tại mọi người đang đề cập nhiều đến văn hóa doanh nghiệp, văn hóa đội nhóm, tìm hiểu nhu cầu của nhân viên Gen Z. Việc này rất tốt nhưng không phải là ưu tiên trong thời gian đầu khi xây dựng bộ phận Nhân sự. 

Bên cạnh chế độ lương thưởng, việc xây dựng khung năng lực tương ứng với hệ thống cấp bậc công việc sẽ giúp ta xác định được những năng lực cốt lõi tạo nên lợi thế cho doanh nghiệp. Lúc này, ta sẽ quay vào bên trong đội nhóm và đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên. Từ đó, đưa ra những cách thức để giúp nhân viên phát triển những năng lực cốt lõi đó. Năng lực cốt lõi càng được tìm ra và phát triển sớm sẽ càng mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.

Cấu trúc của một phòng Nhân sự phù hợp

Để xây dựng phòng Nhân sự có cấu trúc phù hợp với quy mô và tầm nhìn của công ty, thay vì bắt đầu bằng câu hỏi: “Cần bao nhiêu người cho phòng Nhân sự?”, ta nên bắt đầu với câu hỏi: “Công ty muốn bộ phận Nhân sự thực hiện mục tiêu gì?”. Cụ thể, ta dựa vào nhu cầu và mong muốn của công ty để xác định số lượng nhân lực phù hợp với bộ phận này. Nếu công ty chỉ muốn phòng Nhân sự làm những chức năng cơ bản thì số lượng nhân viên sẽ tinh gọn. Nhưng nếu công ty nhìn thấy được giá trị của việc đầu tư vào con người và muốn xây dựng nền móng con người vững chắc thì chiến lược nhân sự sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi số lượng nhân lực sẽ nhiều hơn.

Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi: “Cần bao nhiêu người cho phòng Nhân sự?”, ta nên bắt đầu với câu hỏi: “Công ty muốn bộ phận Nhân sự thực hiện mục tiêu gì?

Ngoài những chức năng cơ bản khi xây dựng phòng Nhân sự, chị Kim Nhung cũng đã chia sẻ những sai lầm mà các doanh nghiệp Việt gặp phải trong quá trình xây dựng bộ phận Nhân sự ở chương trình People Matter tập 9. Mời các bạn theo dõi tại đây.