Lãnh đạo càng lên cao khối lượng công việc càng nhiều, nhưng làm việc nhiều chưa chắc đã đồng nghĩa với hiệu suất cao.
Một nghiên cứu của Asana về “Cách chúng ta sử dụng thời gian ở công sở” cho thấy, 60% thời gian làm việc hàng ngày chúng ta thường dành cho những công việc không tạo ra giá trị trực tiếp. Nhiều lãnh đạo trẻ hiện nay vì vậy, từ chối lên chức vì quan ngại rằng thời gian dành cho bản thân và gia đình sẽ không còn.
Nhưng liệu có cách nào để chúng ta có được “niềm vui nhân đôi” – thăng tiến trong công việc nhưng vẫn đủ thời gian chất lượng dành cho bản thân và người thân?
Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời (cùng nhiều công cụ gia tăng hiệu suất khác) sau khi đọc hết bài viết này, được tóm tắt từ tập 13 của Business Insights podcast, với khách mời Ngân Trần – cử nhân đại học Harvard, Founder/CEO của The New Leaders, một tổ chức chuyên đào tạo và tư vấn các nhà Lãnh đạo, giúp họ cải thiện chất lượng cuộc sống và công việc.
Hai rào cản của hiệu suất
1. STRESS
Hay đúng hơn là khả năng quản lý stress khiêm tốn, dẫn đến hiện tượng ‘Căng thẳng mãn tính (Chronic stress disorder)’.
Việc stress ảnh hưởng tiêu cực đến sức khoẻ thể chất và tinh thần đã được chứng minh bởi vô số nghiên cứu khoa học. Đây là tác nhân hàng đầu dẫn tới những bệnh lý về tim mạch, huyết áp, béo phì, hay đột quỵ… Nhưng với công việc của chúng ta, sự căng thẳng mất kiểm soát sẽ có tác động như thế nào?
Stress là một cảm xúc tiêu cực được sản sinh ở Hạch Hạnh Nhân (Amygdala). Đây là phần não bộ quản lý cảm xúc và tiếp nhận thông tin, nằm sâu trong thái dương của chúng ta. Khi căng thẳng ở cường độ cao, hormone của stress – Cortisol – sẽ ồ ạt trào ra, khiến khả năng thu nạp thông tin của chúng ta thuyên giảm – hoặc thậm chí bị ngăn chặn tuyệt đối – khiến cho những thông tin này không thể tiến vào phần não cho phép chúng ta suy nghĩ và lập luận logic ở Thuỳ Trán (Frontal Cortex) – phần não bộ nằm phía trên lông mày của bạn.
Điều này lý giải vì sao khi căng thẳng – trí nhớ, tốc độ và chất lượng đưa ra quyết định của chúng ta suy giảm rất nhiều. Với các nhà lãnh đạo, những quyết định kém chất lượng có thể gây hậu quả to lớn, và vì thế tất cả chúng ta đều cần học cách kiểm soát cảm xúc trước khi tiếp nhận vị trí lãnh đạo.
Stress có khả năng “lây lan”
Tiến sĩ/Nhà khoa học về thần kinh Tara Swart chia sẻ, hormone Cortisol có thể tiết ra từ tuyến mồ hôi của chúng ta và khiến cho mức độ căng thẳng của những người xung quanh chúng ta tăng lên qua thời gian.
Điều này chứng minh rằng, “nếu một vị lãnh đạo thường xuyên mất bình tĩnh và căng thẳng trong công việc, cấp dưới và cộng sự của anh/cô ta sẽ khó có thể làm việc ở hiệu suất cao nhất”. Không những thế, gia đình và người thân của họ cũng sẽ chịu ảnh hưởng.
2. Định kiến về hiệu suất cao trong công việc
Cân bằng Công việc – Cuộc sống (Work-Life Balance)
Nghĩ tới cân bằng, chúng ta thường nghĩ tới một cán cân. Một bên là công việc, bên còn lại là cuộc sống. Nhiệm vụ của chúng ta là phải giữ cho hai bên được cân bằng.
Nhưng nếu tách rời hai hai thành tố quan trọng này, “thì khi chúng ta làm việc, chúng ta đang không sống hay sao?”, và chỉ khi hoàn thành 8 tiếng một ngày thì chúng ta mới có thể nghỉ ngơi hay sao? – Nhà sáng lập The New Leaders chia sẻ. Nghiên cứu cũng cho thấy, khi bạn làm việc liền 8 tiếng, hiệu suất công việc sẽ giảm mạnh, khiến thời gian bạn “dành cho công việc” có thể trở thành thời gian phí phạm.
Ngược lại, chỉ cần nghỉ ngơi 15 phút mỗi 30-90 phút làm việc, bạn sẽ tạo giá trị đầu ra cho công việc cao hơn rất nhiều.
Đa nhiệm hay đơn nhiệm hiệu quả hơn?
Trong quá khứ, chúng ta có thể được khuyến khích rèn luyện “khả năng” đa nhiệm, một kỹ năng sẽ giúp chúng ta gia tăng hiệu suất công việc và hoàn thành nhiều mục tiêu trong cùng một khoảng thời gian.
Ngân Trần đã phản biện lại quan điểm này chỉ với một bài kiểm tra ngắn về tính hiệu quả của Host Atlan khi làm việc đa nhiệm (hãy theo dõi bài phần này trong podcast nhé). Kết quả của bài kiểm tra cho thấy đa nhiệm thường phản tác dụng, khiến chúng ta thay vì ra tăng hiệu suất, sẽ uổng phí thời gian cũng như đánh đổi bằng chất lượng công việc.
Để lý giải cho hiện tượng này, “bộ não cần đánh đổi một khoảng thời gian gọi là Switch Cost (tạm dịch: Độ trễ) khi chuyển giao giữa các tác vụ.” Càng nhiều tác vụ tại một thời điểm thì cái giá phải trả về thời gian cũng như chất lượng công việc sẽ càng lớn.
Vậy khi người ta “cứ mang công việc đến” cho bạn, trong khi bạn đang tập trung làm việc khác thì sao? Chị Ngân có 2 giải pháp cho vấn đề này.
Làm sao để “nhân bội hiệu suất”?
Cái bạn cần thêm không phải thời gian, cái bạn cần là sự tập trung
Giải pháp ngắn hạn giúp giảm tác động của switch cost, “là hãy viết phần việc dang dở của mình ra một mẩu giấy – đó là việc gì, bạn đang làm đến đâu, và những bước thực hiện tiếp theo là gì”. Hãy hình dung cách này như một hình thức lưu file cho bộ não của bạn.
Tuy nhiên, tuyệt vời nhất vẫn là bạn có thể dành ra cho mình những Blocktime – khoảng thời gian bạn có thể tập trung làm một tác vụ duy nhất. Thông điệp Ngân Trần đã đặt vào bộ lịch của The New Leaders – “Cái bạn cần không phải nhiều hơn thời gian, cái bạn cần là sự tập trung”.
Giải pháp tăng 10x hiệu suất đầu ngày
Nhắc đến sự tập chung, vị khách mời của Business Insights chia sẻ một “hack” đặc biệt, nhằm gia tăng sự tập trung cho người ở vị trí quản lý – lãnh đạo.
Ngân Trần đặt câu hỏi: “Điều đầu tiên bạn làm khi ngủ dậy là gì?”. Có người sẽ tập thể thao, vệ sinh cá nhân, ăn sáng; nhưng với diễn giả, trong 90s đầu tiên sau khi thức giấc, chị ngay lập tức ngồi vào bàn làm việc. Vì sao vậy?
Con người chúng ta có 5 loại sóng não (Brainwaves), tuỳ theo thời gian và hoạt động trong ngày. Lúc ta ngủ sâu, não chúng ta ở tần sóng Delta. Khi chuẩn bị đi ngủ hoặc mới thức dậy, não ở sóng Theta. Khi chúng ta nghỉ ngơi là sóng Alpha, Beta là khi chúng ta hoạt động hằng ngày, và Gamma là khi não bộ hoạt động ở cường độ cao.
Sóng não Theta – khi chúng ta ngủ dậy là lúc não bộ ở trạng thái tuyệt vời nhất để tập trung, sáng tạo, và tìm được Flow (tạm dịch: Trạng thái dòng chảy). Ngân Trần cho rằng, nếu chị có thể dành 1-2 giờ đồng hồ sau khi ngủ dậy để hoàn thành công việc quan trọng nhất của ngày – ở trạng thái cơ thể sẵn sàng nhất, thì ngày hôm đó coi như đã thành công, và chị sẵn sàng đón nhận những đầu việc mà cấp dưới cần đến sự hỗ trợ của chị trong phần thời gian còn lại.
Làm việc “thông minh” hơn với A.I
Phương Tây có câu “Work Smarter, not Harder” (tạm dịch: Làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn). Tuy vậy, Ngân Trần cho rằng, “chúng ta nên đổi câu này thành làm việc thông minh trước và làm việc chăm chỉ sau” (tạm dịch: work smarter before work harder).
Nghiên cứu từ Harvard nói tới hai khái niệm “nỗ lực ngược dòng và nỗ lực xuôi dòng”. Nỗ lực xuôi dòng là khi chúng ta chèo thuyền theo hướng của dòng nước chảy, nỗ lực của chúng ta sẽ có hiệu quả như thế nào so với khi ta đi ngược dòng. Vậy đâu là những dòng chảy xuôi có thể giúp nỗ lực của chúng ta đạt hiệu suất cao?
“Trí tuệ nhân tạo chính là một công cụ tuyệt vời giúp các vị lãnh đạo/doanh nhân cải thiện hiệu suất công việc và tìm thấy điểm hài hòa trong cuộc sống.”
Ngân Trần chia sẻ, chúng ta sẽ khó tìm đâu được một người trợ lý với kiến thức sâu rộng, thông thạo đa ngôn ngữ, và sở hữu một thái độ làm việc tuyệt vời; nhưng bạn có thể tìm thấy những điều này ở một người trợ lý A.I.
Làm việc thông minh trước và làm việc chăm chỉ sau
Người trợ lý toàn năng
“Các buổi họp của The New Leaders gần như không cần ghi phép”, chị Ngân sẽ sử dụng tính năng Transcript Assist trong chiếc Galaxy S24 Ultra để ghi âm toàn bộ nội dung buổi họp, sau đó chuyển thể qua dạng văn bản, tóm tắt lại ý chính bằng tính năng Note Assist, và gửi bản sao tới toàn bộ đội ngũ.
Vị CEO của The New Leaders cũng sử dụng trí tuệ nhân tạo để thu nạp kiến thức mới. “Mỗi tập podcast dài hai tới ba tiếng, giờ có thể được tóm tắt ra 3-5 ý chính chỉ trong chưa đầy 30 giây”. Bạn có thể học kiến thức mới trong khi nấu ăn, lái xe, hay tập thể thao mà không phải lo bỏ lỡ những nội dung chính. A.I sẽ giúp bạn lưu lại, để sau đó bạn có thể áp dụng những kiến thức này vào cuộc sống.
Đối với những vị lãnh đạo không thông thạo tiếng Anh hay những ngôn ngữ khác, chiếc Galaxy S24 Ultra giờ có thể dịch trực tiếp (real-time) nội dung tin nhắn với tính năng Chat Assist. Các vị lãnh đạo giờ đây có thể trực tiếp trao đổi với đối tác nước ngoài, mở ra những cơ hội “vượt biên giới.”
Đặc biệt, Ngân Trần cũng dùng A.I để cải thiện chất lượng cuộc sống – và từ đó gián tiếp nâng cao hiệu suất công việc. Tính năng Circle to Search trong điện thoại của chị có thể tìm ra bất cứ địa điểm du lịch nào chị thấy hấp dẫn, hay đơn thuần là “một chiếc xe đạp chị cần thêm thông tin để tham gia vào đường đua Ironman 70.3 sắp tới.”
Làm chủ cảm xúc, làm chủ cuộc sống
Nếu bạn quản lý được cảm xúc, thời gian bạn dành cho bản thân hay gia đình cũng sẽ chất lượng hơn. Chị Ngân cho rằng, quản trị cảm xúc là một kỹ năng quan trọng mà mọi nhà lãnh đạo cần phải có, và. Kể cả những nhà lãnh đạo lớn tuổi cũng có thể học được kỹ năng này.
Các nhà khoa học của thập kỷ trước tin rằng, khả năng thích nghi, thay đổi của bộ não chỉ tối đa đến năm 26 tuổi. Tuy nhiên, nghiên cứu mới đây đã chỉ ra, kể cả sau 26 tuổi, nếu chúng ta làm những việc thật khó – như học một ngôn ngữ, một loại nhạc cụ, hay dấn thân vào một ngành nghề mới – thì não bộ của chúng ta có khả năng hình hành những Neural pathways (tạm dịch: Đường dẫn thần kinh), cho phép chúng ta thích nghi và phát triển. Hiện tượng này gọi là Neuroplasticity (tạm dịch: tính thích nghi của hệ thần kinh).
Đây là những “con đường” sẽ dẫn chúng ta tới những thói quen mới, giúp não bộ minh mẫn và nhạy bén hơn, từ đó cải thiện hiệu suất công việc và cuộc sống.
Cảm ơn Samsung Galaxy S24 Series đã đồng hành cùng Vietsuccess cho nội dung podcast này.
Đừng bỏ lỡ nội dung đầy đủ của podcast này với Ngân Trần – Founder & CEO The New Leaders các bạn nhé!
Thảo luận về bài viết